Myös toimistojen käyttäjät voivat osallistua ilmastotalkoisiin – tuore raportti tunnisti huiman potentiaalin

Toimistokäyttäjien on ryhdyttävä entistä järeämpiin toimiin, jotta kiinteistö- ja rakennussektori onnistuisi pienentämään hiilijalanjälkeään kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Toimistokäyttäjien tulisi omaksua kierto- ja jakamistalouden toimintatapoja ja pyrkiä kohti hukkakäytön nollatasoa ja päästötöntä toimintaa. Noin 1 800 työpaikkaa koskevassa uudessa globaalissa tutkimuksessa havaittiin, että toimistot seisovat puolityhjinä jopa viikon kiireisimpinä työtunteina. Toimistojen alhaiset käyttöasteet kielivät toimistotilojen ylimitoituksesta ja ylikapasiteetista. Se luo koko rakennusalan globaaliin toimitusketjuun hävikkiä, jonka kielteiset vaikutukset ovat merkittäviä.    

Optimaze Workplace Review -tutkimus 2019, Rapal Oy:n vuotuinen benchmark-raportti organisaatioiden tilankäytöstä, on julkaistu. Raportin perustana on lähes 1 800 tilankäytön mittausta vuosilta 2014–2018, ja se sisältää tietoa tavoista, joilla yritykset käyttävät työtilojaan eri puolilla maailmaa. Kaiken kaikkiaan tilankäytössä on paljon tehottomuutta, mikä vaikuttaa niin liiketoimintaan, työhyvinvointiin kuin ilmastoonkin.

Toimistokiinteistöjen hiilijalanjälki on merkittävä

Raportissa todetaan, että käyttöhuippujenkin aikana käytössä on vain 55 % prosenttia kaikista työpisteistä ja 42 % kokoustiloista. Tämän lisäksi 80 %:iin kokouksista osallistuu enintään neljä henkilöä, jolloin ylimitoitettujen kokoushuoneiden täyttöaste on keskimäärin 19 % niiden enimmäiskapasiteetista.

Kiinteistö- ja rakennusala ovat siirtymässä hitaasti kohti puhtaamman energian ja energiansäästön teknologioita, mutta paljon on vielä tehtävää. On tärkeää tunnistaa, miten paljon vajaakäyttöistä tilaa lämmitämme, jäähdytämme, valaisemme ja siivoamme turhaan. Ottamalla käyttöön jakamis- ja kiertotalouden periaatteita esimerkiksi jakamalla työtiloja useamman käyttäjän kesken, voimme hyödyntää paremmin jo olemassa olevia tiloja, todetaan Rapal Oy:n äskettäin julkaisemassa raportissa. 

Noin puolet maailman raaka-aineista, joiden valmistus ja kuljetus jo itsessään tuottavat kasvihuonekaasuja, käytetään rakentamiseen. Rakennetun ympäristön merkitys on ratkaiseva ilmastomuutoksen hillinnässä ja muutokseen sopeutumisessa, koska sen osuus kaikista maailman hiilidioksidipäästöistä on 39 % ja lopullisesta energiankäytöstä 36 %, Green Building Council tiedottaa. Tästä syystä meidän on muutettava tapaamme suunnitella, rakentaa ja erityisesti käyttää rakennuksia.

Toiminnan aika on nyt ja positiivisia tuloksia voidaan saavuttaa nopeasti

On korkea aika, että päättäjät, työympäristöammattilaiset ja elinkeinoelämän johtajat ohjaavat ja kannustavat toimistotilojen käyttäjiä kohti tehokkaampia jakamistalouden käytäntöjä ja nollahukka & nollapäästö -tavoitteita.

Heikon tilankäytön vaikutukset toimistoissa eivät rajoitu ainoastaan ympäristövaikutuksiin, vaan niillä on myös suuria taloudellisia seurauksia. Yritykset ympäri maailmaa käyttävät miljardeja euroja vajaakäytössä oleviin toimistotiloihin, jotka eivät monilta osin vastaa tarkoitustaan eivätkä tue tehokkaasti työn tekoa. Hyvä uutinen on se, että toimintaa on mahdollista järkeistää ja keventää.

”Olemme erityisen kiinnostuneita siitä, että teknologia-avusteinen joustava työ on kasvussa ja tavasta, jolla tämä muuttaa työtapojamme, tilantarvettamme sekä omien toimistotilojen, että pääkonttorin ulkopuolisten tilojen käyttöä”, sanoo Rapalin Työympäristöratkaisut-yksikön johtaja Maija Patjas.

Hän jatkaa: ”Uskomme, että lisääntynyt joustotyö tuo hyötyä ja hyvinvointia työntekijöille ja samalla kustannussäästöjä kiinteistökuluissa.”

”Tehtävämme on auttaa yrityksiä niiden pyrkiessä kohti hukan nollatasoa operatiivisen toiminnan, ajan, rahan, materiaalin käytön sekä päästöjen suhteen. Toivomme, että raportti kannustaa keskustelemaan kestävien työympäristöstrategioiden kehittämisestä, joilla edistetään ja tuetaan tehokkaasti hyvinvointia ja tuottavaa työtä”, Patjas lisää.

Loppujen lopuksi ympäristöhaasteiden ratkaisut eivät voi yksinään löytyä uusista teknologioista. Myös työpaikkakulttuurin on kehityttävä dramaattisesti, niin että se tukee joustotyötä ja jakamistaloutta tilankäytössä sekä tilan vuokrauksessa.  

Vuoden 2019 raportissa korostuivat seuraavat teemat

Yritykset tarjoavat edelleen yhden työpisteen jokaista työntekijää kohti riippumatta todellisesta käyttöasteesta, kun tilaa vieviä työpöytiä voisi olla selvästi vähemmän. Keskimäärin vain 55 % kaikista työpisteistä on käytössä päivän aikana.

65 % työajasta tietotyöläiset työskentelivät toimistolla yksin, ja keskimäärin 28 % työajasta kului yhteistyössä muiden kanssa.

Teknologia ja ketterä työskentely muuttavat kokouksia koko ajan pienemmiksi: kokoushuoneissa oli ainoastaan yksi henkilö paikalla 25 % käyttöajasta, ja neljässä kokouksessa viidestä oli enintään neljä osanottajaa.

Mitä enemmän seiniä ja jaettuja tiloja toimistossa oli, sitä enemmän kokouksiin osallistujia yleensä oli. Koska spontaaneja, suunnittelemattomia kohtaamisia syntyy tällaisissa tiloissa vähemmän, järjestetään muodollisempia kokouksia useammin ja laajemmalla kutsulistalla. Ketteryys katoaa, kokousten muodollisuus lisääntyy ja tuottavuus laskee, kun liian moni osallistuu kokouksiin kaiken varalta.

Toimintoperusteiset toimistot eli niin kutsutut monitilatoimistot, jotka tarjoavat erilaisia ratkaisuja erilaisiin työtehtäviin, erottautuivat edukseen kaikilla mittareilla mitattuna.

Lisätietoja Optimaze Workplace Review -raportista

Työympäristöammattilaiset ympäri maailmaa käyttävät Rapalin Optimaze Measure– ja Optimaze Worksense -ohjelmistoja satojen tilankäyttömittausten tekemiseen joka vuosi. Näistä tutkimuksista saatu arvokas tieto mm. työpisteiden ja kokoustilojen käytöstä kasvattaa jatkuvasti tietokantaa, jonka avulla ja asiakkaidemme luvalla voimme ymmärtää erilaisten organisaatioiden työympäristöjen todellista tilaa entistä paremmin. Rapalin työympäristöasiantuntijat kokoavat nämä tiedot vuosittain benchmark-raporttiin.

Raportin tavoitteena on tarjota vertailevia tietoja, joiden avulla organisaatiot voivat

• arvioida oman tilankäyttönsä tehokkuutta verrattuna muihin
• ymmärtää tilan ja käyttäytymisen välisiä yhteyksiä
• asettaa tavoitteita kehittääkseen nykyisiä tai uusia toimistotiloja 

Vuoden 2019 raporttia varten kerätyt tiedot kokoavat yhteen havainnointiin perustuvat työympäristötutkimusten tulokset 17 maasta vuosilta 2014–2018. Kaiken kaikkiaan olemme analysoineet 1 792 kpl kahden työviikon kestoista tilankäyttötutkimusta, joihin kuului:

• 460 rakennusta
• 136 000 työpistettä
• 12 600 kokoustilaa
• 88 200 kokouspaikkaa
• 54 600 muuta työpistetyyppiä
• yli 7,5 miljoonaa havaintoa työpisteiden käytöstä viimeisten viiden vuoden ajalta.